“المحاسبة”: نظام إدارة العمليات الرقابية نقلة نوعية

نظم الديوان عرضاً تعريفياً حول (نظام إدارة العمليات الرقابية) والذي جاء في إطار رؤية الديوان (التميز المهني المستدام لديوان المحاسبة الكويتي) والتي تبنتها الخطة الاستراتيجية لديوان المحاسبة (2011-2015),بحضور رئيس ديوان المحاسبة بالإنابة عادل الصرعاوي، ووكيل الديوان إسماعيل الغانم، والوكلاء المساعدين ومجموعة من اشرافيي الديوان ورؤساء فرق التدقيق

وصرح وكيل الديوان انه تم تنفيذ وتصميم نظام خاص لإدارة العمليات الرقابية للاستفادة من نظم وتكنولوجيا المعلومات، وذلك بالتعاون مع البرنامج الإنمائي للأمم المتحدة، وبمتابعة وإدارة من لجنة الخطة الاستراتيجية (2011-2015) بالديوان.

وأفاد بأنه تم تطوير النظام بإدارة تقنية المعلومات، ليمثل نقلة نوعية على مستوى الأجهزة العليا للرقابة في الربط ما بين فرق التدقيق بالجهات المشمولة بالرقابة والإشرافيين بالديوان، وإلى جانب الإدارة الفاعلة لمشاريع تخطيط ومتابعة المشاريع الرقابية، ويحافظ النظام على الشكل المنهجي لأوراق العمل وأدلة الإثبات وكافة المنتجات والتقارير الرقابية.

وعرف الغانم نظام إدارة العمليات الرقابية بأنه نظام يتيح إدارة العمل الرقابي لديوان المحاسبة عن طريق شبكة معلومات وقاعدة بيانات مركزية تخدم القطاعات الرقابية لأداء مهامها بكل كفاءة وفعالية، مؤكدا ان تحقيق مجموعة من الأهداف المرجوة سيساهم بشكل مباشر بنجاح النظام مما ينعكس إيجاباً على كفاءة وجودة العملية الرقابية ككل.

وأوضح أن النظام يهدف إلى تخطيط أعمال التدقيق عن طريق تشكيل فرق العمل وإسناد المهام الرقابية لها وفق الخطة التشغيلية السنوية وبرنامج التدقيق، بالإضافة إلى توثيق العمل بما يسمح للمدققين سهولة إدارة أعمالهم من خلال أوراق العمل والملف الدائم للجهة والمهام، مشيرا إلى ان كافة المراسلات التي تتم ما بين مستخدمي النظام يتم توثيقها.

وبالحديث عن المزيد من مزايا النظام، نوه وكيل الديوان أن النظام يحتوي قاعدة بيانات ومعلومات دائمة وداعمة للتدقيق اثناء مزاولة العمل اليومي بالجهة، كما يعتبر وسيلة تخطيط فعالة لإنجاز المهام الرقابية وقياس نسب الإنجاز بأي لحظة، وكذلك الوقوف على المعوقات التي قد تواجه فريق التدقيق بالجهة.

شارك في تقديم العرض التعريفي فريق من متخصصي نظم المعلومات بقيادة رئيس قسم تخطيط النظم رنا السبيعي، وفريق من الرقابيين المكلفين بتدريب العاملين على النظام بقيادة كبير مدققين بالإدارة الأولى للرقابة على الشركات سعاد بن سلامه، كما تم عرض فيلم تعريفي عن النظام ومزاياه.

وقد أكد فريق الرقابيين أن متابعة أعمال التدقيق من أهداف النظام الرئيسية، حيث يتحقق ذلك بتحديد نسب الإنجاز الفعلية لكل مهمة رقابية، ومراجعة الملاحظات المكتشفة من قبل المدققين مع رئيس الفريق والإشرافيين، ويربط النظام أيضاً ما بين فرق التدقيق بالجهات المشمولة بالرقابة وإدارة الديوان، وبذلك يصبح النظام أحد النظم المعززة للأداء المؤسسي لديوان المحاسبة لما يتمتع به من مزايا تتوفر لمستخدميه على كافة المستويات الرقابية.

وأشاد الفريق بميزة توفير الوقت لجميع الأطراف المتعاملة مع النظام بدء من فريق التدقيق بالجهة وانتهاء بالإدارة العليا، من حيث تقديم الملاحظات وعرضها واجراء التعديلات عليها ومناقشتها وابداء الرأي بشأنها، مما له الأثر في تخفيف الضغط في نهاية السنة المالية لوجود الموافقات مسبقا خلال السنة.

وبين فريق نظم المعلومات الجهد الذي تم بشأن تطوير النظام وكذلك آلية تطبيقه في ظل أعمال الفحص الحالية، إذ أن الفرق الرقابية تقوم بعد تلقي التدريب بالبدء بالتشغيل التجريبي بإخال البينات الأساسية المطلوبة للنظام بالتنسيق مع السكرتارية بالإدارة والتي يتم تحديدها بقرار من الوكيل المساعد المختص بالقطاع، والمتابعة مع الاشرافيين حيث يمكنهم الاستعانة بأعضاء لجنة متابعة تشغيل النظام لحل المشاكل التي تظهر.

وقد أشاد الحضور بالنظام وأهمية انعكاسه على العمل الرقابي وتطوره وتعزيز قدرات الديوان الرقابية من خلال الاستخدام الامثل للتكنولوجيا المتقدمة، فكان نظام إدارة العمليات الرقابية ثمرة الجهود المبذولة لتحقيق استراتيجية الديوان لبناء قدراته المؤسسية وتلبيه لطموح الديوان.